Rekisteri-ja tietosuojaseloste

Tämä on Kokkolan Jymy Ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä 

Kokkolan Jymy ry, jatkossa rekisteröity yhdistys

Yhteystiedot: (osoite, puhelin…):

Järveläntie 8, 67700 KOKKOLA

040-7567745

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Pirjo Urpilainen

Järveläntie 8, 67700 KOKKOLA

040-7567745

3. Rekisterin nimi

Rekisteröidyn yhdistyksen jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitoon, jäsenlaskutukseen ja lisenssitietojen ylläpitoon. Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään rekisteröidyn yhdistyksen omassa toiminnassa. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on seuran toimintaan osallistuvan henkilö, tai hänen huoltajansa, suostumus. Suostumus tietojen henkilötietojen käsittelyyn annetaan, kun henkilö liittyy seuran jäseneksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on rekisteröidyn yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitoon, jäsenlaskutukseen ja lisenssitietojen ylläpitoon. Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään rekisteröidyn yhdistyksen omassa toiminnassa. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään urheiluseuran toiminnan kannalta välttämättömiä tietoja. Nämä tiedot ovat jäsenen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli sekä äidinkieli. Lisäksi voidaan ylläpitää tietoa lisenssin lunastaneista, myönnetyistä arvomerkeistä, merkittävistä urheilusaavutuksista ja muuta seuran toiminnan kannalta oleellista tietoa. Alaikäisten osalta voidaan ylläpitää vielä huoltajan nimeä sekä yhteystietoja. Rekisteriin tallennetaan myös laskutustiedot sekä laskutushistoriatiedot. Tietojen säilytysaika on pääosin yksi toimintakausi n. syyskuu-toukokuu, jonka jälkeen tiedot, laskutustietoja lukuun ottamatta, poistetaan tai anonymisoidaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Jäsenet ilmoittavat muuttuneet tietonsa rekisteröidyn yhdistyksen jäsenrekisterivastaavalle.

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Rekisteröity yhdistys voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräyksien niin vaatiessa. Rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa normaaliin toimintaan liittyen kolmansille osapuolille, esim. pelaajalista turnausten järjestäjälle (tavanomainen luovutus). Rekisteröity yhdistys ei luovuta jäsentensä yhteystietoja kaupallisiin tarkoituksiin. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden seuratyöntekijöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen):

Tulostetuissa listauksissa pyritään välttämään muiden kuin yhteystietojen näkyminen, ensisijaisesti henkilön yksilöimiseen käytetään jäsennumeroa tai henkilön nimeä. Kaikki tulostettu aineisto hävitetään asianmukaisesti.

B. Tietojärjestelmiin talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus):

Sähköisessä muodossa olevaan jäsenrekisteriin annetaan tarvittavat käyttöoikeudet vain niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Rekisteröidyn yhdistyksen jäsenrekisterivastaava vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvomisesta. Aineistoa säilytetään kannettavassa tietokoneessa, jonka käyttöön tarvitaan tunnus ja salasana. Rekisteröity yhdistys vastaa siitä että käytettävissä ohjelmistoissa, paikalliset ja internet-ohjelmistot, tietosuojan mukaiset toimenpiteet on toteutettu asianmukaisesti.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).